Persoanele care au dreptul la diurna, transport si cazare

Dreptul la indemnizatia de deplasare este un drept ce se acorda salariatilor pe durata delegarii si detasarii. Indemnizatia de delegare sau detasare (diurna) pentru delegarea/detasarea in tara si strainatate este un drept cuvenit persoanelor fizice care au calitatea de salariat, pe perioada delegarii/detasarii. Astfel, art. 44 alin. (2) din Codul muncii stabileste ca salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. In ceea ce priveste detasarea, art. 46 alin. (4) din Codul muncii stabileste ca salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. In conformitate cu prevederile art. 44 alin. (2) si 46 alin. (4) din Codul muncii, salariatii detasati sau delegati au dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare. In cazul platitorilor de impozit pe profit, Codul fiscal prevede la art. 21 alin. (2) lit. e) ca sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si prin urmare deductibile, cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme. Conform Normelor metodologice date in aplicarea acestui articol, calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al societatii comerciale sau contractul de administrare/mandat. In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si: a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii; b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora Astfel, daca diurna poate fi acordata doar salariatilor, cheltuielile de transport si cazare pentru delegare/detasare se acorda si sunt deductibile si pentru administratori, directori care isi desfasoara activitatea in baza contractului de administrare/mandat, in conditiile prevazute de lege. In consecinta, persoanele carora li se pot deconta cheltuieli de transport si diurna sunt expres prevazute de lege. In speta, daca persoana care insoteste salariatul nu are niciuna dintre aceste calitati nu i se poate deconta diurna sau cheltuielile de transport si cazare.

De ce documente justificative avem nevoie pentru decontarea diurnei?

Potrivit prevederilor Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3.512/2008 privind registrele si formularele financiar-contabile, documentele justificative de inregistrare in contabilitate a cheltuielilor de deplasare sunt: - Ordinul de deplasare (Delegatie Cod 14-5-4) - pentru deplasarile in tara, - Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5) - pentru deplasarile in strainatate. Pentru transporturile internationale se utilizeaza urmatoarele documente: - Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a) - Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale - Cod 14-5-4/a) Intocmirea acestor documente este obligatorie, in lipsa acestora cheltuielile de deplasare ar putea fi incadrate de catre organele fiscale drept cheltuieli nedeductibile conform art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal. Potrivit acestuia, nu sunt deductibile la determinarea profitului impozabil cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor. 1. Ordinul de deplasare (Delegatie Cod 14-5-4) Acest formular serveste ca: - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar. Ordinul de deplasare circula: - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare; - la persoana care efectueaza deplasarea; - la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate; - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare. - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza; - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul: - denumirea unitatii; - denumirea si numarul formularului; - numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data; - data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; - ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare; - cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma; - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit; - semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans. - In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie. - In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie; 2. Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5) Acest formular serveste ca: - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate; - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar de catre titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii. Decontul de cheltuieli pentru deplasari externe circula: - la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare; - la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit; - la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Continutul minimal de informatii al formularului este urmatorul: - denumirea unitatii; - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului; - numele si prenumele titularului de avans; - avansuri primite in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit; - semnaturi: conducatorul unitatii; seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, dupa caz; titularul de avans. In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de: - Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a) sau - Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4), dupa caz. 3. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a) Acest formular serveste ca: - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate; - document pentru stabilirea diferentei de primit sau de restituit de catre titularul de avans; - document de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste la unitatile care executa transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe intregul parcurs, semnandu-se de titularul de avans. Circula: - la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din strainatate si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare. - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza; - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate si a eventualei diferente de primit de catre titularul de avans. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul: - denumirea unitatii; - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului; - numele si prenumele titularului de avans; - avans in valuta; sume decontate; diferente de restituit/primit; - semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, titularul de avans. - In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4). - In situatia in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4); 4. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale - Cod 14-5-4/a) Serveste ca: - dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii; - document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de la casierie; - document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei aduse la inapoiere in tara; - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate. Se intocmeste la unitatile care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare deplasare, de catre sectorul de exploatare si se semneaza de catre seful sectorului pentru confirmarea realitatii datelor si exactitatii calculelor din ordinul de deplasare. Ordinul de deplasare circula: - la conducatorul unitatii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza (ambele exemplare); - la conducatorii auto care urmeaza sa efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor in valuta, retinand exemplarul 1, care urmeaza sa fie atasat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) (cod 14-5-5/a); - la casierul unitatii care semneaza pentru plata sumei in valuta (ambele exemplare) si efectueaza inregistrarea sumelor platite in registrul de casa (in valuta). Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul: - denumirea unitatii; - denumirea si numarul formularului; - numele, prenumele si functia titularului de avans; destinatia; marca si numarul autovehiculului; scopul deplasarii; locul de incarcare; locul de descarcare; - detalierea elementelor de avans in lei si in valuta; - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit; - semnaturi: conducatorul unitatii; seful de compartiment, controlul financiar preventiv, dupa caz; titularul de avans. Asadar, Ordinul de deplasare serveste ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. In acest formular, pe verso, se inscriu toate cheltuielile efectuate pe durata deplasarii, conform documentelor anexate. Pentru deplasarile externe se utilizeaza Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5).

Documente justificative pentru decontarea contravalorii transportului

Intrebare: O societate comerciala solicita sa achite contravaloarea transportului salariatilor de la domiciliul acestora la locul de munca (distanta mai mare de 20 km) si retur pe baza unor state de plata lunare (valoarea maxima va fi la nivelul unui abonament lunar pe traseul respectiv). Aceste state de plata vor tine loc de docmente justificative (bilete, etc), se vor intocmi conform deciziei administratorului (care va stabili sumele pe diverse rute in baza unor oferte, conditiile in care se dau aceste sume, etc), si a unor tabele lunare aprobate de serviciile resurse umane si financiar-contabilitate (este cazul ca aceste lucruri sa fie precizate si in C.C.M.?)? Din punct de vedere al deductibilitatii, studiind prevederile art. 21 alin.(1) Cod fiscal precum si cele ale pct. 23 lit (f) din Norme, coraborate cu art. 21 alin.(4) lit(f) (cheltuielile inregistrate in contabilitate care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor). Tragem concluzia: ca aceasta cheltuiala sub forma unui stat de plata este deductibila la calculul impozitului pe profit. De asemenea, din art. 55 alin. (4) lit.(f) ar rezulta ca aceste sume nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile la nivelul unui abonament lunar. Raspuns: In situatia expusa, statul de plata nu constituie document justificativ. Conform art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal nu sunt deductibile cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor. Norme metodologice date in aplicarea acestui articol stabilesc ca inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare. Avand in vedere aceste prevederi legale apreciem ca din punct de vedere al impozitului pe profit cheltuielile efectuate in situatia expusa nu sunt deductibile. In ceea ce priveste impozitul pe venit, art. 55 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal, nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii. Aceste cheltuieli ar trebui justificate cu documente din care sa rezulte ca salariatul a platit efectiv transportul. Consideram riscant sa acorde sume salariatilor fara documente care sa justifice cheltuiala cu transportul salariatului. In situatia in care nu exista documente justificative care sa dovedeasca ca acele sume reprezinta contravaloarea transportului, exista riscul ca sumele acordate sa fie considerate de organele fiscal prime si taxate cu impozit pe venit si contributii sociale.

Documente justificative pentru decontare contravaloare transport

Intrebare: O societate comerciala solicita sa achite contravaloarea transportului salariatilor de la domiciliul acestora la locul de munca (distanta mai mare de 20 km) si retur pe baza unor state de plata lunare (valoarea maxima va fi la nivelul unui abonament lunar pe traseul respectiv). Aceste state de plata vor tine loc de docmente justificative (bilete etc.), se vor intocmi conform deciziei administratorului (care va stabili sumele pe diverse rute in baza unor oferte, conditiile in care se dau aceste sume etc.), si a unor tabele lunare aprobate de serviciile resurse umane si financiar-contabilitate (este cazul ca aceste lucruri sa fie precizate si in C.C.M.?) Din punct de vedere al deductibilitatii, studiind prevederile art. 21 alin. (1) Cod fiscal precum si cele ale pct. 23 lit. f) din Norme, coraborate cu art. 21 alin. (4) lit. f) (cheltuielile inregistrate in contabilitate care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor). Tragem concluzia: ca aceasta cheltuiala sub forma unui stat de plata este deductibila la calculul impozitului pe profit. De asemenea, din art. 55 alin. (4) lit. f) ar rezulta ca aceste sume nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile la nivelul unui abonament lunar. Raspuns: In situatia expusa, statul de plata nu constituie document justificativ. Conform art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal nu sunt deductibile cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor. Norme metodologice date in aplicarea acestui articol stabilesc ca inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare. Avand in vedere aceste prevederi legale apreciem ca din punct de vedere al impozitului pe profit cheltuielile efectuate in situatia expusa nu sunt deductibile. In ceea ce priveste impozitul pe venit, art. 55 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal, nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii. Aceste cheltuieli ar trebui justificate cu documente din care sa rezulte ca salariatul a platit efectiv transportul. Consideram riscant sa acorde sume salariatilor fara documente care sa justifice cheltuiala cu transportul salariatului. In situatia in care nu exista documente justificative care sa dovedeasca ca acele sume reprezinta contravaloarea transportului, exista riscul ca sumele acordate sa fie considerate de organele fiscal prime si taxate cu impozit pe venit si contributii sociale