Documente justificative pentru decontare contravaloare transport

Intrebare: O societate comerciala solicita sa achite contravaloarea transportului salariatilor de la domiciliul acestora la locul de munca (distanta mai mare de 20 km) si retur pe baza unor state de plata lunare (valoarea maxima va fi la nivelul unui abonament lunar pe traseul respectiv). Aceste state de plata vor tine loc de docmente justificative (bilete etc.), se vor intocmi conform deciziei administratorului (care va stabili sumele pe diverse rute in baza unor oferte, conditiile in care se dau aceste sume etc.), si a unor tabele lunare aprobate de serviciile resurse umane si financiar-contabilitate (este cazul ca aceste lucruri sa fie precizate si in C.C.M.?) Din punct de vedere al deductibilitatii, studiind prevederile art. 21 alin. (1) Cod fiscal precum si cele ale pct. 23 lit. f) din Norme, coraborate cu art. 21 alin. (4) lit. f) (cheltuielile inregistrate in contabilitate care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor). Tragem concluzia: ca aceasta cheltuiala sub forma unui stat de plata este deductibila la calculul impozitului pe profit. De asemenea, din art. 55 alin. (4) lit. f) ar rezulta ca aceste sume nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile la nivelul unui abonament lunar. Raspuns: In situatia expusa, statul de plata nu constituie document justificativ. Conform art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal nu sunt deductibile cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor. Norme metodologice date in aplicarea acestui articol stabilesc ca inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare. Avand in vedere aceste prevederi legale apreciem ca din punct de vedere al impozitului pe profit cheltuielile efectuate in situatia expusa nu sunt deductibile. In ceea ce priveste impozitul pe venit, art. 55 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal, nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii. Aceste cheltuieli ar trebui justificate cu documente din care sa rezulte ca salariatul a platit efectiv transportul. Consideram riscant sa acorde sume salariatilor fara documente care sa justifice cheltuiala cu transportul salariatului. In situatia in care nu exista documente justificative care sa dovedeasca ca acele sume reprezinta contravaloarea transportului, exista riscul ca sumele acordate sa fie considerate de organele fiscal prime si taxate cu impozit pe venit si contributii sociale